По каждой статье расходов заполняется отдельная строка, графы которой заполняются в следующем порядке.
В графе 'Дата' указывается дата расхода. Она, как правило, должна совпадать с датой на оправдательном документе. В некоторых случаях расход относится не к конкретной дате, а к периоду. Например, расходы за проживание в гостинице в течение нескольких дней, оформленные одной квитанцией, суточные за время командировки и т.д. В этом случае в графе 'Дата' указываются две даты (одна под другой), отражающие период, к которому относится расход.
Текстовое поле 'Кому, за что и по какому документу уплачено' заполняется исходя из содержания расхода. Если отражается оплата найма жилого помещения, то указывается наименование гостиницы, например 'гост. Сатурн'; цель расхода - 'за проживание', и номер документа, например 'квит. 4567'. Если отражается сумма суточных, то указывается, например, 'Суточные 5 дней х 22 руб.'.
Для автоматического формирования проводок по авансовому отчету следует выбрать корреспондирующий счет, на который расход будет списываться, и указать при необходимости объекты аналитического учета.
Если расходы по одному оправдательному документу должны относиться на разные счета учета или разные объекты аналитического учета по одному счету, то в табличной части документа такие расходы следует отражать отдельными строками. Например, подотчетное лицо приобрело в розничной торговле канцелярские товары, часть из которых относится к малоценным и быстроизнашивающимся предметам. В этом случае в таблицу следует ввести две строки с одной и той же датой и реквизитами оправдательного документа, но с разными корреспондирующими счетами.
В реквизите 'Сумма' указывается сумма расхода. По некоторым видам расходов, произведенных подотчетным лицом, уплаченная сумма налога на добавленную стоимость подлежит зачету (возмещению) из бюджета.
Здесь следует различать два вида оправдательных документов.
К первому виду относятся чеки и бланки строгой отчетности, в которых НДС отдельной строкой не выделяется, но подлежит зачету (возмещению) по расчетной ставке. Например, при покупке бензина для служебного автотранспорта через АЗС за наличный расчет, при оплате проживания в гостинице и т.д. Для таких расходов сумму налога следует указывать под суммой расхода в графе 'Сумма/НДС'. При проведении авансового отчета сумма НДС будет автоматически списана проводкой с кредита счета 71 'Расчеты с подотчетными лицами' в дебет счета 19.5 'Налог на добавленную стоимость по работам и услугам сторонних организаций', объекты аналитического учета 'Контрагенты' и 'Основание' - 'Служебный'. В дебет указанного для данного расхода корреспондирующего счета при этом будет отнесена сумма расхода за минусом суммы НДС.
Ко второму виду оправдательных документов относятся квитанции к приходному кассовому ордеру с выделенной суммой НДС. Зачет НДС в этом случае производится при наличии счета-фактуры, выписанного поставщиком товаров (работ, услуг).
В соответствии с установленным порядком организации, являющиеся плательщиками НДС, должны вести книгу покупок.

В ней указываются все необходимые реквизиты оплаченного счета-фактуры: ИНН и наименование поставщика, дата оприходования ценностей, дата оплаты счета-фактуры и т.д. Поэтому в тех случаях, когда расчеты между организациями ведутся наличными денежными средствами через подотчетное лицо с оформлением приходного кассового ордера, мы рекомендуем указывать корреспондирующий счет 60 'Расчеты с поставщиками и подрядчиками', а сумму налога на добавленную стоимость в графе 'Сумма/НДС' не указывать. При этом поступление в организацию конкретных видов материально-производственных запасов следует отражать с помощью соответствующих документов типовой конфигурации, например 'Поступление материалов', 'Поступление МБП' и т.д. Это позволяет учесть сумму налога на соответствующем субсчете счета 19 'Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям' для правильного заполнения налоговой декларации, а также обеспечить соответствие книги покупок с данными аналитического учета на счете 19.
По мере заполнения авансового отчета в форме ввода показываются суммы полученных и израсходованных средств, а также сумма остатка.
Если с помощью документа 'Авансовый отчет' бухгалтер обрабатывает уже оформленный вручную и утвержденный авансовый отчет, то после заполнения документ следует сохранить (кнопка 'ОК') и провести (ответ 'Да' на запрос 'Провести документ?').
Если бухгалтер оформляет авансовый отчет на основании оправдательных документов, то после заполнения и проверки формы ввода авансовый отчет следует распечатать (кнопка 'Печать') и сохранить без проведения (без формирования проводок). Обе стороны отчета можно вывести на одной странице, или на разных страницах. Во втором случае нужно установить флажок в реквизите 'Печатать оборотную сторону с новой страницы' и после печати первой стороны отчета вставить лист с отчетом в принтер обратной стороной.
После того, как авансовый отчет будет подписан подотчетным лицом, а указанные расходы утверждены руководителем организации, соответствующий документ нужно найти в информационной базе (пункт 'Авансовые отчеты' меню 'Журналы' главного меню) и провести.
При проведении по каждой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 'Расчеты с подотчетными лицами' (субсчет 71.1 или 71.2 в зависимости от типа авансового отчета) и дебету указанного корреспондирующего счета. Если по расходу указана сумма НДС, то дополнительно формируется проводка в дебет счета 19.5 'Налог на добавленную стоимость по работам и услугам сторонних организаций'.
При проведении документа по каждой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 'Расчеты с подотчетными лицами' (субсчет 71.1 'Расчеты с подотчетными лицами в рублях' или 71.2 'Расчеты с подотчетными лицами в валюте' в зависимости от типа авансового отчета) и дебету указанного корреспондирующего счета. Если по расходу указана сумма НДС, то дополнительно формируется проводка в дебет счета 19.5 'Налог на добавленную стоимость по работам и услугам сторонних организаций'.
При обработке 'валютного' авансового отчета производится пересчет суммы отчета по курсу на дату составления отчета.

Образующаяся курсовая разница со счета 71.2 'Расчеты с подотчетными лицами в валюте' списывается проводкой в зависимости от значения константы 'Счет курсовой разницы' на счет 80 'Прибыли и убытки' или 83.4 'Курсовые разницы'.

(Окончание следует) С. ХАРИТОНОВ, аудитор